Pregunta 1. Si adquirí un bien mueble ejerciendo recursos que yo mismo gestioné ante dependencias federales, fondos, fundaciones nacionales e internacionales y demás programas posibles ¿debo registrar los bienes patrimoniales adquiridos como parte del inventario de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo (UMSNH)?

Respuesta 1. Si la factura del bien patrimonial fue emitida a nombre de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo Sí es obligatorio registrar dichos bienes en el inventario de la UMSNH, por lo que debes pedirle al Titular de tu dependencia que solicite la Alta correspondiente en la Dirección de Patrimonio Universitario. O puedes apoyarte con el Enlace autorizado de tu dependencia para que te auxilie.

Pregunta 2. Si un bien mueble deja de funcionar por deterioro o siniestro ¿lo puedo borrar del inventario, tirar a la basura, regalarlo o enviarlo a otra institución que lo necesite, avisando verbalmente al titular de mi dependencia?

Respuesta 2. No, un bien mueble debe formar parte del inventario institucional, en el que figura un costo de adquisición; la suma de los costos de todos los bienes muebles de la UMSNH representan parte del Activo Fijo de la institución, mismo que está valuado en moneda nacional. Si lo borras del inventario, lo tiras a la basura, regalas o envías a otra institución, aun cuando des aviso al titular de tu dependencia, le puedes causar un daño patrimonial a la institución y afectar la información disponible para la conciliación contable del activo fijo, con posibles responsabilidades administrativas. Lo que debes hacer es avisar al titular de tu dependencia, quien deberá solicitar un trámite de baja o movimiento interno al almacén de la Dirección de Patrimonio Universitario, para que se asegure el registro de la baja, tanto en el inventario como en los registros contables de la UMSNH. Y para que los bienes sean evaluados y dictaminados para su disposición final. Solo la Dirección de Patrimonio Universitario tiene la responsabilidad de gestionar procesos de enajenación de bienes patrimoniales.

Pregunta 3. Si hemos adquirido bienes muebles de bajo costo, por ejemplo: sillas, USB, aparatos eléctricos o despachadores de agua ¿dichos bienes deben ser inventariados y controlados?

Respuesta 3. Sí, todos los bienes de una institución deben ser debidamente inventariados y controlados, aun cuando el valor de adquisición es muy bajo. Por ejemplo: si adquieres sillas, USB, aparatos eléctricos o despachadores de agua, éstos sí deben ser incluidos en el inventario interno de la dependencia y controlados con resguardos internos o vales, que deben ser firmados por las personas a las que se le asignen para realizar su trabajo.

Pregunta 4. Sin importar su costo o valor ¿Todos los bienes muebles deben ser incluidos en el inventario de la UMSNH y controlados por la Dirección de Patrimonio Universitario?

Respuesta 4. Los bienes muebles que tengan un valor igual o superior al valor de 70 Unidades de Medida y Actualización (UMA) sí deben ser dados de Alta en el inventario de la UMSNH y controlados por la Dirección de Patrimonio Universitario, por lo que el titular de la dependencia, con el apoyo de su Enlace autorizado, debe solicitar un trámite de Alta ante la Dirección de Patrimonio Universitario, por medio de la verificación virtual, ya que dichos bienes muebles integrarán el Inventario Institucional conciliable, cuyos registros deberán coincidir con los montos que la institución reporte en la conciliación contable de bienes muebles.

Pregunta 5. Respecto al acervo ¿si adquiero libros, éstos deben ser inventariados y, en su caso, se solicitaría trámite de Alta ante la Dirección de Patrimonio Universitario?

Respuesta 5. En principio, todo tipo de bienes de la UMSNH deben ser inventariados, ya sea en inventarios internos de las dependencias o en el inventario institucional controlado por la Dirección de Patrimonio Universitario. En el caso adquisición de libros contemporáneos, éstos NO serán controlados por la Dirección de Patrimonio Universitario, pero SÍ deben ser inventariados y controlados por las dependencias con la participación de la Dirección General de Bibliotecas, para que sean sujetos a un plan de catalogación y clasificación que corresponda. Es importante mencionar que los responsables de registrar facturas de acervo en la contabilidad de las dependencias, No deberían registrar éstas en la partida “bienes muebles”, más bien deben ser capturadas en la partida que corresponda a “Material impreso e información digital”. Se aclara que La Dirección de Patrimonio Universitario SÍ registrará y controlará en el inventario de bienes patrimoniales, las facturas que correspondan a bienes intangibles, como licencias de software y de acceso a servicios de información en línea, cuyo costo unitario sea mayor a 70 Unidades de Medida y Actualización (UMA) y, cuente con licencia igual o mayor a un año de vigencia.

Pregunta 6. ¿Qué función tiene la denominada “Verificación Virtual” que es emitida por la Dirección de Patrimonio Universitario y cuándo se debe solicitar?

Respuesta 6. La denominada “Verificación Virtual” es un procedimiento vía, correo electrónicos oficiales, que sirve de evidencia del “devengo” o entrega a satisfacción de un bien adquirido. Sirve también para elaborar el resguardo definitivo y el registro en el Sistema Integral de Información Administrativa (SIIA WEB). Las áreas de la Tesorería de la UMSNH requieren de la “Verificación Virtual” para procesar los pagos a proveedores o reposiciones de gasto, correspondientes a la adquisición de bienes con un valor de 70 UMA o más.

Pregunta 7. Durante la verificación de inventarios ¿Debo permitir que los Enlaces autorizados por el titular de mi dependencia o el personal de la Dirección de Patrimonio Universitario, verifiquen eventualmente los bienes patrimoniales que están a mi cargo?

Respuesta 7. Sí, pero siempre deben mostrar un oficio de comisión emitido por el titular de la dependencia o, en su caso, por el Director de Patrimonio Universitario, que indique claramente su nombre, categoría o cargo; también deben mostrarte su identificación para que te asegures de que están autorizados. Si tienes dudas, puedes llamar a los teléfonos de la Dirección de Patrimonio Universitario, antes de permitir su ingreso al área bajo tu cargo.