Toda solicitud de trámite relacionada con parque vehicular debe ser enviada, en un solo mensaje y al mismo tiempo, a los siguientes correos electrónicos:

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El mensaje del correo electrónico debe ser redactado con claridad, teniendo el cuidado de que se pueda identificar el tipo de trámite que se solicita, nombre completo y cargo de quién lo solicita, dependencia y nombre del responsable final del parque vehicular (se recomienda copiar y pegar el texto del oficio solicitud como mensaje). Se deberán adjuntar, al menos, los siguientes documentos digitalizados, al mensaje de correo electrónico:

• Archivo *.pdf con oficio de solicitud, dirigida al Dr. José Cesar Macedo Villanueva, Director de Patrimonio Universitario, debidamente firmada por el Titular de la dependencia solicitante, identificando el bien patrimonial, el tipo de trámite que se solicita y el responsable final del bien;
• Archivo *.pdf con la factura, tarjeta de circulación, póliza de seguro y, cuando aplique, documento de donación o cualquier otro relacionado con la adquisición o desincorporación del bien patrimonial;
• Archivo *.jpg con dos o tres fotografías del bien, según el caso: una en la que se vea completamente el bien; otra en la que se distinga claramente el número de serie, cuando aplique y; otra con el número de placa, cuando aplique;
• Archivo *.jpg con la identificación oficial del responsable final de bien, para el caso de altas o movimientos internos.

Los trámites más usuales relacionados con el parque vehicular son los siguientes:

Alta: Solicitud de registro patrimonial correspondiente a la incorporación del vehículo al inventario de una unidad responsable. Se aplica cuando un vehículo ha sido adquirido por diferentes vías, por ejemplos: compra, donación, comodato, transferencia o dación en pago.

Baja: Solicitud de registro patrimonial correspondiente a la desincorporación de un vehículo del inventario de la institución, conforme a las disposiciones normativas aplicables. Se puede aplicar cuando un bien patrimonial debe ser desincorporado, generalmente por: robo, siniestro, deterioro o enajenación autorizada. En caso de bienes deteriorados o los que serán enajenados, deberán ser entregados a la Dirección de Patrimonio Universitario, por lo cual aplicará un trámite de movimiento interno a la Dirección de Patrimonio Universitario.

Movimiento interno: Solicitud de modificación del registro patrimonial que da cuenta de un cambio de ubicación o usuario final de un vehículo, dentro de la Universidad. Se puede aplicar cuando es necesario reasignar un vehículo a otro usuario, a otra dependencia universitaria en cuyos casos se modificará también el resguardo, o cuando se envía al almacén de la Dirección de Patrimonio Universitario, para su baja definitiva y disposición final, en este último caso se deberá recabar el sello y firma de recibido en dicha Dirección.

Verificación: Acción dirigida a la obtención de evidencia objetiva respecto a la existencia, ubicación y características de un vehículo. Cuando se requiera demostrar la existencia o el estado físico de un vehículo o durante la entrega-recepción de parte de proveedores, para su alta.

Solicitud de documentos. Solicitud de documentación relacionada con el vehículo para trámite de reposición de tarjeta de circulación, placas, refrendos, pago de seguros y denuncias de robo o siniestro.

Disposición final: Procedimiento mediante el cual lleva a cabo la baja definitiva y se define el destino final del vehículo, previo dictamen de no utilidad. Es una actividad bajo responsabilidad de la Dirección de Patrimonio Universitario y se aplica a vehículos que son enajenados de manera gratuita u onerosa, de manera definitiva.

Dictamen: Documento que establece el fundamento y la justificación de una acción relacionada con vehículos, con base en la evidencia objetiva y en las disposiciones normativas aplicables. Es un documento que emite la Dirección de Patrimonio Universitario.