Toda solicitud de trámite relacionada con bienes artísticos (bienes patrimoniales elaborados por artistas o relativos a las artes) debe ser enviada, en un solo mensaje y al mismo tiempo, a los siguientes correos electrónicos:

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El mensaje del correo electrónico debe ser redactado con claridad, teniendo el cuidado de que se pueda identificar el tipo de trámite que se solicita, nombre completo y cargo de quién lo solicita, dependencia y nombre del responsable final del bien artístico (se recomienda copiar y pegar el texto del oficio solicitud como mensaje). Se deberán adjuntar, al menos, los siguientes documentos digitalizados, al mensaje de correo electrónico:

• Archivo *.pdf con oficio de solicitud, dirigida al Dr. José Cesar Macedo Villanueva, Director de Patrimonio Universitario, debidamente firmada por el Titular de la dependencia solicitante, identificando el bien artístico, el tipo de trámite que se solicita y el responsable final del bien;
• Archivo *.pdf con la factura y, cuando aplique, documento de donación o cualquier otro relacionado con la adquisición o desincorporación del bien artístico;
• Archivo *.jpg con dos o tres fotografías del bien, según el caso: una en la que se vea completamente el bien artístico; otra en la que se distinga claramente el nombre del autor, cuando aplique y; otra con el número patrimonial, cuando aplique;
• Archivo *.jpg con la identificación oficial del responsable final de bien artístico, para el caso de altas o movimientos internos.

Los trámites más usuales relacionados con los bienes artísticos son los siguientes:

Alta: Solicitud de registro patrimonial correspondiente a la incorporación de un bien artístico al inventario de una unidad responsable. Se aplica cuando un bien artístico ha sido adquirido por diferentes vías, por ejemplos: compra, donación, comodato, transferencia o dación en pago.

Baja: Solicitud de registro patrimonial correspondiente a la desincorporación de un bien artístico del inventario de la institución, conforme a las disposiciones normativas aplicables. Se puede aplicar cuando un bien artístico debe ser desincorporado, generalmente por: robo, siniestro, extravío, deterioro o enajenación autorizada. En caso de bienes deteriorados o los serán enajenados deberán ser entregados al almacén de la Dirección de Patrimonio Universitario, por lo cual aplicará un trámite de movimiento interno al almacén.

Movimiento interno: Solicitud de modificación del registro patrimonial que da cuenta de un cambio de ubicación o usuario final de un bien artístico, dentro de la Universidad. Se puede aplicar cuando es necesario reasignar un bien artístico a otro usuario, a otra dependencia universitaria en cuyos casos se modificará también el resguardo, o cuando se envía al almacén de la Dirección de Patrimonio Universitario, para su baja definitiva y disposición final, en este último caso se deberá recabar el sello y firma de ingreso a almacén.

Verificación: Acción dirigida a la obtención de evidencia objetiva respecto a la existencia, ubicación y características de un bien artístico. Cuando se requiera demostrar la existencia de un bien artístico o durante la entrega-recepción de parte de proveedores, para su alta.

Disposición final: Procedimiento mediante el cual lleva a cabo la baja definitiva y se define el destino final de bienes artísticos, previo dictamen de no utilidad. Es una actividad bajo responsabilidad de la Dirección de Patrimonio Universitario y se aplica a bienes artísticos que son enajenados de manera gratuita u onerosa, de manera definitiva.

Dictamen: Documento que establece el fundamento y la justificación de una acción relacionada con los bienes artísticos, con base en la evidencia objetiva y en las disposiciones normativas aplicables. Es un documento que emite la Dirección de Patrimonio Universitario.

Nota: Los monumentos arqueológicos, artísticos e históricos se les dará el tratamiento conforme a las disposiciones normativas aplicables, en la material.