Toda solicitud de trámite relacionada con activos biológicos (seres vivos como: bovinos, porcinos, ovinos, caprinos, equinos, aves, peces; arboles, plantas y demás especies que tienen vida) debe ser enviada, en un solo mensaje y al mismo tiempo, a los siguientes correos electrónicos:

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El mensaje del correo electrónico debe ser redactado con claridad, teniendo el cuidado de que se pueda identificar el tipo de trámite que se solicita, nombre completo y cargo de quién lo solicita, dependencia y nombre del responsable final del activo biológico (se recomienda copiar y pegar el texto del oficio solicitud como mensaje). Se deberán adjuntar, al menos, los siguientes documentos digitalizados, al mensaje de correo electrónico:

• Archivo *.pdf con oficio de solicitud, dirigida al Dr. José Cesar Macedo Villegas, Director de Patrimonio Universitario, debidamente firmada por el Titular de la dependencia solicitante, identificando los activos biológicos, el tipo de trámite que se solicita y el responsable final del bien;
• Archivo *.pdf con la factura y, cuando aplique, documento de donación o cualquier otro relacionado con la adquisición o desincorporación del activo biológico;
• Archivo *.jpg con fotografías del activo biológico, según el caso: una en la que se vea completamente el bien; otra en la que se distinga claramente el número de arete u otra identificación, cuando aplique;
• Archivo *.jpg con la identificación oficial del responsable final de bien, para el caso de altas o movimientos internos.

Los trámites más usuales relacionados con los activos biológicos son los siguientes:

Alta: Solicitud de registro patrimonial correspondiente a la incorporación de activos biológicos al inventario de una unidad responsable. Se aplica cuando se adquieren activos biológicos, por diferentes vías, por ejemplos: compra, donación, comodato, transferencia o dación en pago.

Baja: Solicitud de registro patrimonial correspondiente a la desincorporación de activos biológicos del inventario de la institución, conforme a las disposiciones normativas aplicables. Se puede aplicar cuando un activo biológico deba ser desincorporado, generalmente por: sacrificio, enajenación autorizada, muerte por enfermedad o robo. En caso de bienes que son enajenados para sacrificio deberán ser entregados al sector productivo que corresponda, recabando las evidencias respectivas y haciéndolo del conocimiento de la Dirección de Patrimonio Universitario, como base para su baja definitiva.

Movimiento interno: Solicitud de modificación del registro patrimonial que da cuenta de un cambio de ubicación o usuario final de un activo biológico, dentro de la Universidad. Se puede aplicar cuando es necesario reasignar un activo biológico a otro usuario, a otro sector productivo o, otra dependencia universitaria, en cuyos casos se modificará también la responsabilidad del resguardo.

Verificación: Acción dirigida a la obtención de evidencia objetiva respecto a la existencia, ubicación y características de activos biológicos. Cuando se requiera demostrar la existencia de activos biológicos o durante la entrega-recepción de parte de proveedores, para su alta.

Dictamen: Documento que establece el fundamento y la justificación de una acción relacionada con activos biológicos, con base en la evidencia objetiva y en las disposiciones normativas aplicables. Es un documento que emite la Dirección de Patrimonio Universitario.